การออกแบบสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ สำหรับส่งโรงพิมพ์นั้น อาจจะเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ที่ไม่เคยทำมาก่อน เพราะจะมีรายละเอียดที่ยิบย่อยอยู่มากพอสมควร หลายครั้งที่โรงพิมพ์รับไฟล์ต้นฉบับจากลูกค้ามาแล้วพบว่ามีปัญหาต่าง ๆ มากมาย แต่จะมีอยู่กลุ่มหนึ่งที่พบได้บ่อย วันนี้โรงพิมพ์วัชรินทร์ พี.พี. จึงทำเช็คลิสต์สำหรับลูกค้าทุกท่าน เพื่ออำนวยความสะดวกในการตรวจงานเบื้องต้น โรงพิมพ์แนะนำเป็นอย่างยิ่งว่า ลูกค้าควรใช้เช็คลิสต์นี้ ตรวจงานก่อนส่งงานให้กับโรงพิมพ์ทุกครั้ง จะทำให้งานที่มาถึงโรงพิมพ์แล้ว เข้าสู่กระบวนการพิมพ์ได้เร็วขึ้น งานก็จะเสร็จเร็วขึ้นตามไปด้วยครับ เช็คลิสต์ที่ว่านี้มีอะไรบ้างนั้น มาดูกันครับ
สำหรับลูกค้าที่ต้องการพิมพ์เช็คลิสต์ไปใช้งาน สามารถดาวโหลด Checklists ได้ที่นี่
1. ขนาดงาน
ควรเซ็ตหน้างานให้ตรงกับขนาดที่ตกลงกันไว้กับโรงพิมพ์ตามใบเสนอราคา หรือติดต่อสอบถามทางโรงพิมพ์ก่อนทุกครั้งหากไม่แน่ใจ ยกตัวอย่างเช่น หนังสือพ็อคเก็ตบุ๊คส์ขนาด A5 ในขณะที่ขนาด A5 ตามมาตรฐาน ISO จะเป็น 148 x 210 มม. แต่ขนาดสำเร็จในมาตรฐานโรงพิมพ์ในเมืองไทยจะเป็น 145 x 210 มม. โรงพิมพ์จะใช้ขนาด 145 x 210 มม. เป็นหลักนะครับ หรือขนาด A4 ตามมาตรฐาน ISO คือ 210 x 297 มม. แต่มาตรฐานโรงพิมพ์จะเป็น 210 x 292 มม.
ดังนั้นขนาดสำเร็จของหนังสือทั้งเนื้อในและหน้าปกก็ควรจะมีขนาดที่ถูกต้องเช่นกัน การทำงานด้วยโปรแกรมบางประเภท เช่น Adobe Illustrator หากลูกค้าเซ็ตหน้างานมาไม่ถูกต้อง จะทำให้เสียเวลาในการกลับไปแก้ไขเป็นอย่างมาก ทางที่ดีควรปรึกษาขนาดหน้างานกับทางโรงพิมพ์ก่อนเริ่มงานทุกครั้งครับ
2. ตัดตก
สำหรับงานทุกประเภทที่ทำส่งโรงพิมพ์ ไม่ว่าจะสร้างงานมาด้วยโปรแกรมใดก็ตาม จะต้องเซ็ตขนาดตัดตกเผื่อเจียนไว้ด้วยทุกครั้ง (ตัดตกเผื่อเจียนคืออะไรอ่านได้จากที่นี่) งานส่วนใหญ่ที่ทำสำเร็จมาแล้วนั้นทางโรงพิมพ์ไม่สามารถแก้ไข/เพิ่มเติมอะไรให้ได้ ถ้าตรวจพบ จะแจ้งเตือนลูกค้าให้กลับไปแก้งานใหม่ครับ ดังนั้นก่อนจะลงมือทำต้นฉบับทุกครั้ง ลองปรึกษากับโรงพิมพ์ก่อนซักนิดครับ
3. โปรไฟล์สี
งานที่จะส่งพิมพ์ในระบบออฟเซ็ต ต้องใช้ระบบสี CMYK เท่านั้น ภาพหลายภาพที่ลูกค้าดาวโหลดมาจากอินเตอร์เนท หรือถ่ายด้วยกล้องดิจิตอลนั้นเป็นระบบสี RGB ซึ่งบางครั้งนำมาออกแบบ แต่ไม่ได้แปลงระบบสีมาให้โรงพิมพ์ พอนำมาพิมพ์จริงแล้วสีเพี้ยนนะครับ แนะนำให้ตั้งค่าระบบสีให้ถูกต้องก่อนเริ่มงานทุกครั้งครับ สำหรับงานที่พิมพ์ปกสีเดียว (ขาวดำ) รูปที่เป็นขาวดำก็ต้องเป็นดำเดี่ยว (Greyscale) ไม่ใช่สีดำ 4 เม็ด
4. ใช้ดำเดี่ยวสำหรับตัวหนังสือ
สำหรับงานในลักษณะของหนังสืออ่านพิมพ์สีเดียว (ขาวดำ) เช่น หนังสือแบบเรียน หนังสือนิยาย ฯลฯ ที่เน้นให้อ่านตัวหนังสือ เน้นข้อความ จะต้องใช้สีดำเดี่ยว (K100) กับตัวหนังสือเท่านั้น ห้ามทำเป็นดำ 4 เม็ดมาเด็ดขาด (ดำเดี่ยว ดำ 4 เม็ดคืออะไร อ่านต่อที่นี่)
5. แนบฟอนต์ด้วยเสมอ
หากลูกค้ามีการใช้งานฟอนต์พิเศษ จะต้องทำการแนบฟอนต์ส่งมากับไฟล์งานด้วยเสมอ เพราะเมื่อโรงพิมพ์เปิดไฟล์งานของลูกค้าแล้ว ถ้าพบว่าไม่มีฟอนต์ โปรแกรมจะฟ้อง Error ทำให้ไม่สามารถแก้ไขงานได้ ในกรณีที่ลูกค้าไม่ต้องการส่งไฟล์ฟอนต์มา ลูกค้าสามารถเปลี่ยน Text ในโปรแกรม ให้เป็นภาพได้ เช่น การใช้คำสั่ง Create Outline ใน Adobe Illustrator หรือการ Rasterize Type ใน Adobe Photoshop
6. แนบไฟล์ด้วยเสมอ
ไฟล์ที่นำมาวางในงาน เช่นเดียวกันกับฟอนต์ หากลูกค้ามีการนำภาพ หรือไฟล์อื่น ๆ มาวางในงาน จะต้องทำการแนบไฟล์มาด้วยเสมอ ไม่เช่นนั้นแล้วทุกครั้งที่ทางโรงพิมพ์เปิดไฟล์ จะขึ้น Error Missing Link ภาพไม่ปรากฎในงาน และนำไปใช้พิมพ์งานไม่ได้ ลูกค้าสามารถใช้คำสั่ง Embed Image ใน Adobe Illustrator เพื่อทำการฝังไฟล์ภาพลงไปในไฟล์งานได้ หรือในกรณีที่ทำงานด้วย Adobe InDesign ลูกค้าควรส่งงานเป็น Package เท่านั้น (การส่งงานเป็น Package คืออะไร ดูได้จากที่นี่)
7. เช็คระยะจากขอบกระดาษ
ระยะจากขอบกระดาษ การเข้าเล่มในรูปแบบต่าง ๆ มีผลกับการออกแบบงานด้วยนะครับ ถ้าหนังสือหนาต้องเข้าเล่มแบบไสกาว ถ้าหนามากเวลาเปิดอ่านจะลำบากกว่าเล่มบาง ทำให้พื้นที่ด้านในบริเวณสันจะอ่านได้ลำบากกว่าที่อื่น ดังนั้นจะต้องเว้นระยะจากสันออกมามากกว่าปกติอยู่พอสมควร ระยะที่เหมาะสมสำหรับงานหนังสือเช่นหนังสือนิยาย โดยประมาณจะอยู่ที่ 15 มม.โดยรอบ และ 20-25 มม.
สำหรับสันหนังสือ ส่วนหนังสือที่เข้าเล่มแบบเย็บกลาง เช่น นิตยสาร หรือแคทตาล็อก อาจจะเว้นระยะจากขอบกระดาษได้ 8-10 มม.โดยไม่ต้องกังวลเรื่องสันครับ
8. การวางหน้าคู่หน้าคี่
สำหรับหนังสือที่มีเลขหน้านั้น สำหรับโรงพิมพ์แล้ว หน้า 1 จะเริ่มนับตั้งแต่หน้าแรกสุดที่อยู่ถัดจากหน้าปกเสมอ แต่ลูกค้าบางท่านอาจจะไม่ได้นับหน้าที่อยู่ถัดจากหน้าปกเป็นหน้า 1 เสมอไป อาจจะไปเริ่มจากหน้าด้านใน แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม โดยธรรมชาติของหนังสือแล้ว หน้าขวามือจะเป็นหน้าคี่เสมอ และหน้าซ้ายมือจะเป็นหน้าคู่เสมอ การวางตำแหน่งของเลขหน้าก็จะอิงกับหน้าซ้ายหรือขวาด้วย ถ้าเป็นหน้าซ้ายมือ ตำแหน่งของเลขหน้าก็มักจะอยู่บริเวณด้านซ้าย (ไม่ว่าจะอยู่ด้านบน กลาง หรือด้านล่างก็ตาม)
หากลูกค้ามีการวางเลขหน้าสลับซ้ายขวาคู่คี่ ทางโรงพิมพ์จะแจ้งเตือนให้กลับไปแก้ไขก่อนครับ แต่ถ้าลูกค้ายืนยันว่าต้องการออกแบบมาให้แปลกตาในลักษณะนั้น ก็สามารถทำได้เช่นกันครับ
9. เช็คระดับเลขหน้า
เลขหน้า / Footer / Header ในแต่ละหน้า ควรจะต้องรักษาระดับให้เท่า ๆ กัน หลายครั้งโรงพิมพ์พบว่า ตำแหน่งของ Header / Footer ไม่มีความแน่นอน สูงบ้าง ต่ำบ้าง ถ้าทางโรงพิมพ์ตรวจพบ จะแจ้งให้ลูกค้าทราบครับ
10. เช็คความต่อเนื่องของการออกแบบ
กรณีมีคนทำกราฟฟิคหลายคน จะต้องมีคนกลาง 1 คนในการรวบรวมไฟล์ทั้งหมด มาตรวจสอบถึงความถูกต้องของไฟล์ทั้งหมดก่อนส่งโรงพิมพ์ โดยมากแล้วทางโรงพิมพ์จะเจอกรณีที่ ดีไซน์เนอร์แต่ละคนทำงานมาไม่เหมือนกัน บางคนตั้ง Profile สี เป็น RGB บางคนตั้งเป็น CMYK บางคนตั้งค่าหน้ากระดาษ A4 เป็น 210 x 292 มม. บางคนตั้งA4 เป็น 210 x 297 มม. บางคนใช้ฟอนต์แบบนึง อีกคนใช้ฟอนต์ไม่เหมือนกัน
หลายครั้งที่ตัวงานมีกราฟฟิคต่อเนื่องกันไปในหลายหน้า เช่น โลโก้ แถบสีบริเวณขอบกระดาษ ภาพที่ใช้ร่วมกันหลายหน้า ฯลฯ ทางโรงพิมพ์พบว่ากราฟฟิคเหล่านี้ขาดความต่อเนื่องกันเช่น โลโก้มีความคมชัดไม่เท่ากัน สีบริเวณขอบกระดาษเข้มอ่อนไม่เท่ากัน เป็นต้น สำหรับกรณีเหล่านี้ ทางโรงพิมพ์จะแจ้งกลับไปยังผู้ประสานงาน เพื่อทำการแก้ไขต่อไปครับ
11. ตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์
ตั้งชื่อไฟล์ / โฟลเดอร์ ให้ตรงตามรายละเอียดของงาน หลายครั้งทางโรงพิมพ์พบว่า ลูกค้ามีการนำรูปภาพรูปเดียวกัน มาใช้งานในหลายส่วน เช่นนำภาพปกมาทำเป็นโปสเตอร์ด้วย แต่มีการตั้งชื่อไฟล์งานหรือโฟลเดอร์ที่อาจจะสร้างความสับสนให้โรงพิมพ์ได้ เช่น ชื่อโฟลเดอร์เป็น “ไฟล์สำหรับปก” แต่พอเปิดเข้าไปข้างในแล้วพบว่าเป็นไฟล์สำหรับโปสเตอร์ บางกรณีที่เป็นงานสลับซับซ้อน อาจจะเกิดความผิดพลาดในการหยิบไฟล์ไปใช้งานได้
หรือบางกรณีลูกค้าส่งไฟล์มา 2 ไฟล์ ไฟล์แรกตั้งชื่อไว้ว่าล่าสุด ไฟล์ที่สองตั้งชื่อว่าอัพเดท แต่สรุปแล้ว ทางโรงพิมพ์ไม่มีทางทราบได้เลยว่าตกลงจะให้ใช้ไฟล์ไหน ถ้าเป็นไปได้ พยายามส่งไฟล์ที่ต้องการจะใช้งานเพียงไฟล์เดียวมาให้โรงพิมพ์ ตั้งชื่อให้สื่อถึงลักษณะงาน จะสามารถลดข้อผิดพลาดลงไปได้เยอะครับ